Way Kanan (Duta Lampung Online)-Bertempat di Aula PKK Pemerintah Daerah Kabupaten Way Kanan, Asisten II Bidang Perekonomian dan Pembangunan Ir. Kussarwono, M.T didampingi Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Drs. Juanda membuka Rapat Penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Kabupaten Way Kanan Tahun 2019, Rabu (11/09/2019).
Pada acara yang dihadiri oleh Narasumber Kepala Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung yang diwakili oleh Arsiparis Ahli Muda Syamsul Hilal Ade, S.Sos dan Penyuluh Kearsipan Provinsi Lampung Arief Budiman, S.E, selanjutnya Kepala dan unsur Satuan Kerja Perangkat Daerah, Kussarwono mengatakan bahwa pertambahan jumlah arsip/rekod/dokumen dari sebuah organisasi sejalan dengan keaktifan sebuah organisasi.
Karena organisasi yang aktif pasti menghasilkan dokumen/rekod, sementara pertambahan arsip akan menjadi masalah bisa tidak dikelola dengan baik. Untuk itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin.
“Tempat/ruang penyimpanan, sarana/peralatan kearsipan, SDM dan biaya pengelolaan menjadi permasalahan yang timbul karena tingkat penambahan arsip/rekod/dokumen. Untuk mengatasi permasalahan tersebut dan dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajeen kearsipan maka perlu dan wajib adanya program penyusunan arsip. Dimana dalam pelaksanaannya diperlukan pedoman JRA yang diharapkan sebuah instansi Pemerintah dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah dan lancar”, ujar Kussarwono.
Ditempat yang sama, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Juanda dalam laporannya mengatakan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan berisi sekurang- kurangnya jenis arsip, retensi, dan nasib akhir. Istilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi, dan nasib akhir arsip, masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi.
“Penyusunan JRA bertujuan agar SKPD terhindar dari pemborosan, terwujudnya konsistensi dalam program penyusutan, terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional, memudahkan temu kembali arsip/rekod serta memenuhi Perundangn-Undangan. Dengan manfaat yang diharapkan yaitu pengurangan rekod, menghemat waktu dalam penelusuran informassi rekod, mengindari masalah hukum, melakukan efisiensi dalam menerapkan rekod yang sangat penting, menghemat tempat dengan memindahkan rekod yang tidak digunakan saat ini serta mengidentifikasi rekod yangn memiliki nilai permanen”, ujar Juanda.(Alex)
